Ochrona Danych Osobowych

Klauzule informacyjne RODO

W związku z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO) przedstawiamy informacje dotyczące okoliczności przetwarzania Państwa danych osobowych.

Administrator danych

Administratorem Państwa danych jest spółka POL-EKO SERWIS Sp. z o. o. z siedzibą w Wodzisławiu Śląskim przy ulicy Kokoszyckiej 172C, 44-300, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, Wydział X Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001158311, NIP: 6472612015, REGON: 541019130.

Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych wyznaczonym przez Administratora jest Agnieszka Gawkowska, z którą skontaktować się mogą Państwo za pomocą:

e-mail: daneosobowe@pol-eko.com.pl
telefon: 510 128 078
korespondencja: adres administratora z dopiskiem „Dane Osobowe”

Wybierz klauzulę, która Państwa dotyczy

Poniżej znajdą Państwo szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, okresach przetwarzania oraz przysługujących prawach.

00 Klauzula informacyjna – ogólna

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Realizacja umowy	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędne do wykonania umowy	Do czasu zakończenia umowy
Marketing bezpośredni	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes firmy polegający na pozyskiwaniu nowych klientów i zachęcaniu do zakupu produktów i usług	Do czasu złożenia sprzeciwu
Cele finansowo-księgowe	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – niezbędne do wykonania przepisów prawa (m.in. podatkowych)	5 lat od początku roku następującego po roku, w którym umowę wykonano lub rozwiązano (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości)
Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes	Do czasu wygaśnięcia okresu roszczeń zgodnie z Kodeksem Cywilnym

Odbiorcy danych

Odbiorcą Państwa danych osobowych są podmioty pośredniczące w wykonaniu umowy (np. firmy transportowe, firmy montażowe lub wykonujące inne usługi związane z wykonaniem umowy), a także podmioty pośredniczące w działaniach wykonywanych przez administratora, np. dostawcy usług IT, księgowych, kancelarii prawnych, agencji marketingowych oraz inne spółki Grupy POL-EKO.

Twoje prawa

prawo dostępu do treści swoich danych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia danych
prawo do ograniczenia przetwarzania
prawo wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (dla celów wykonania umowy)
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Podanie danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Niepodanie danych będzie skutkowało niemożliwością pełnego wykonania zobowiązań przyjętych w ramach zawieranych z Państwem umów.

01 Rekrutacja – kandydaci do pracy

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Wybór kandydata do pracy	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zatrudnianiu nowego personelu	Do 3 miesięcy po zakończeniu rekrutacji

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane kandydatów wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT oraz hostingu poczty świadczący usługi dla POL-EKO SERWIS Sp. z o. o.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do udziału w procesie rekrutacyjnym. Bez podania danych kandydat nie może wziąć udziału w rekrutacji.

02 Pracownicy

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Realizacja zobowiązań pracodawcy wynikających ze stosunku pracy	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy i wykonania umowy	10 lat od zakończenia stosunku pracy
Realizacja obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z Kodeksem pracy oraz aktami wykonawczymi	10 lat od zakończenia stosunku pracy
Zgłoszenie osób do ubezpieczenia społecznego	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych	10 lat od zakończenia stosunku pracy
Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości i innych dot. podatków	5 pełnych lat od zakończenia roku kalendarzowego
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – obrona interesów przedsiębiorcy	10 lat od zakończenia współpracy

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, hostingu poczty, usług księgowych, pocztowych i kurierskich świadczący usługi dla POL-EKO SERWIS Sp. z o. o.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do zawarcia i wykonania umowy o pracę. Bez podania swoich danych nie jest możliwe zatrudnienie pracownika lub prawidłowe wykonanie zadań pracodawcy.

03 Dostawcy i potencjalni dostawcy

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Nawiązywanie relacji handlowych – zakupy	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – zakup towarów i usług niezbędnych do prowadzenia działalności	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Zawarcie i wykonanie umowy kupna	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Składanie reklamacji, skarg, wniosków	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – dbanie o jakość dostaw	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości	5 pełnych lat od zakończenia roku kalendarzowego
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	10 lat od zakończenia współpracy

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, hostingu poczty, usług księgowych, pocztowych i kurierskich. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do nawiązania współpracy handlowej. Bez podania swoich danych nie jest możliwe składanie zapytań ofertowych, zawieranie umów czy ich wykonanie.

04 Klienci i potencjalni klienci

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Nawiązywanie relacji handlowych – sprzedaż	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – dążenie do sprzedaży usług	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Rozpatrywanie reklamacji, skarg, wniosków	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – dbanie o jakość i wizerunek	Rok od złożenia reklamacji, skargi, wniosku
Prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości	5 pełnych lat od zakończenia roku kalendarzowego
Ściąganie należności	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – utrzymanie płynności finansowej	Do momentu pełnego rozliczenia
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	10 lat od zakończenia współpracy
Marketing usług własnych	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – dbanie o interesy i dobry wizerunek przedsiębiorcy	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Marketing usług / towarów obcych – partnerów	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – sprzedaż usług i promowanie partnerów	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, hostingu poczty, usług księgowych, pocztowych i kurierskich oraz kancelarii prawnych. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

05 Osoby korespondujące

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Obsługa i ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – wywiązywanie się z terminowego odpowiadania na pisma, terminowe realizowanie płatności dla dostawców, dbanie o jakość współpracy z kontrahentami i innymi stronami zainteresowanymi	10 lat od nadania lub odebrania korespondencji
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	10 lat od zakończenia współpracy

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, hostingu poczty, usług księgowych, pocztowych i kurierskich.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne do nawiązania współpracy handlowej z Państwa pracodawcą lub zleceniodawcą. Bez podania swoich danych nie jest możliwe nawiązywanie jakiejkolwiek współpracy.

06 Uczestnicy szkoleń

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Wydawanie certyfikatów i zaświadczeń	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – dbanie o interesy i dobry wizerunek przedsiębiorcy	10 lat od daty szkolenia lub do złożenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	10 lat od zakończenia współpracy

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT oraz usług pocztowych i kurierskich świadczący usługi dla POL-EKO SERWIS Sp. z o. o.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne aby otrzymać zaświadczenie / certyfikat uczestnictwa w szkoleniu lub wydanie duplikatu. Bez podania swoich danych nie jest możliwe wydanie certyfikatu / zaświadczenia.

07 Monitoring wizyjny

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz współpracowników Administratora, ochrona jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – zapewnienie bezpieczeństwa	30 dni

Zakres monitoringu

Zakresem monitoringu wizyjnego objęty jest obszar wokół siedziby Administratora, ciągi komunikacyjne budynku oraz kluczowe pomieszczenia. Administrator przechowuje nagrania przez 30 dni od dnia nagrania. Po tym terminie dane zostają automatycznie nadpisywane. Rejestracji i zapisowi na nośniku podlega tylko obraz (bez dźwięku). Zabezpieczone dane z monitoringu są udostępniane tylko organom prowadzącym postępowanie w sprawie zarejestrowanego zdarzenia (np. policji, prokuraturze, sądom) oraz dla celów dowodowych na wniosek Dyrektora POL-EKO SERWIS Sp. z o. o.

Odbiorcy danych

Administrator będzie przekazywać dane osobowe wyłącznie zaufanym odbiorcom, takim jak dostawcy usług IT, hostingu poczty, usług księgowych, pocztowych i kurierskich.

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO
prawo do informacji o istnieniu monitoringu, jego zasięgu, celu, nazwie podmiotu odpowiedzialnego, adresie i danych do kontaktu
prawo dostępu do nagrań w uzasadnionych przypadkach
prawo żądania usunięcia danych
prawo do przetwarzania danych przez ograniczony czas

08 Rejestracja urządzenia

Cele i podstawy przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przetwarzania
Nawiązywanie relacji handlowych – umowa serwisowa	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – zakup usług niezbędnych do prowadzenia działalności	Do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu / żądania usunięcia
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	10 lat od zakończenia współpracy

Odbiorcy danych

Twoje prawa

prawo dostępu do swoich danych osobowych
prawo do sprostowania danych
prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
prawo do wniesienia sprzeciwu
prawo do przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO

Masz pytania dotyczące swoich danych?

Skontaktuj się z naszym Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych.

Napisz wiadomość 510 128 078